دانشجویان کارشناسی ارشد مدیریت سیرجان

 

سازمان چیست؟

 

سازمان پدیده­ای اجتماعی به شمار می آید که به طور آگاهانه هماهنگ شده و دارای حدود و ثغور نسبتاً مشخصی بوده و برای تحقق هدف یا اهدافی، براساس یک سلسله مبانی دائمی فعالیت می کند

 

 

تعريف سازمان:

   گروهي متشکل از دو يا چند تن که در محيطي با ساختار منظم و از پيش تعيين شده براي نيل به ‌‍‎‏‍اهداف گروهي با يکديگر همکاري مي‌کنند.

انواع سازمان‎‎‎ها:

1.        سازمان‎هاي انتفاعي و غير انتفاعي

2.       سازمان‎‎هاي توليدي و خدماتي

3.      سازمان‎‎هاي دولتي و خصوصي

•         سازمان‌هاي انتفاعي:

   سازمان‌هايي هستند که با هدف کسب سود تشکيل مي‌شوند.

•         سازمان‌هاي غير انتفاعي:  

اين سازمان‌ها، با اهداف اجتماعي، فرهنگي، مذهبي و سياسي تشکيل مي‌شوند مانند اتحاديه‌هاي کارگري و انجمن‌هاي مذهبي.

•         سازمان‌هاي توليدي:

  اين سازمان‌ها از مواد خام يا مواد اوليه براي توليد کالا استفاده مي‌کنند.مانند کارخانه‌هاي توليد کفش و تلويزيون.

•         سازمان‌هاي خدماتي:

  اين نوع از سازمان‌ها خدمات ارائه مي‌کنند مانند خدمات مشاوره عمومي و خدمات پزشکي.

•         سازمان‌هاي دولتي:

       اين نوع سازمان‌ها تحت کنترل دولت هستند.

•         سازمان‌هاي خصوصي:

     اين نوع سازمان‌ها بجاي کنترل دولت توسط افراد يا بخش دولتي کنترل مي‌شوند

اهداف‌"Objectives"

يکي از شاخص‌هاي قضاوت و شناخت انسان‌ها، بررسي اهداف و خواسته‌هاي آنان است. اهداف نمادهايي هستند که بيانگر مرتبه و درجه‌ي تکامل افراد است. لذت بخش‌ترين تجربه بشر در زندگي، دستيابي به اهداف مورد توجه وي و در نهايت کسب موفقيت در زمان معين است. دستيابي به موفقيت حتي در مورد اهداف به ظاهر کوچک مانند کسب سود مورد انتظار، طراحي و توليد محصولات جديد و يا حتي از بين بردن يک روش نادرست، باعث ايجاد رضايت خاطر، اعتماد به نفس و بالندگي در انسان مي شود. آنچه در اين ميان از اهميت بسياري برخوردار است تعيين هدف است. براي رسيدن به موفقيت بايد اهداف را از پيش تعيين کرد، در غير اين صورت آنچه به دست مي آوريم فقط يک حادثه است و نه تنها قابل تکرار نيست بلکه اعتماد و رضايت خاطري هم نمي آفريند.
معمولاً افراد مايلند كه در جهت حصول به اهداف از قبل تعيين گرديده تلاش نمايند از اين رو اهداف سازمان محركه هاي مهمي براي كاركنان و معياري براي اندازهگيري كارايي آنان خواهند بود.

–       
اهداف عبارت است از نقاط مطلوب در آينده كه سازمان تمايل به دستيابي به آنها را دارد

 

تعريف اهداف سازماني

 

•         عبارتند از مجموعه محورها و موضوعات مرتبط با سازمان يا محيط آن که بايد در طول دوره برنامه‌ريزي تغيير نمايد.

•         مثال ( اهداف ا عبارتند از مجموعه شاخص‌هايي که مقدار آنها بايد در طول دوره برنامه‌ريزي تغيير نمايد.

•         قتصادي سازمان):

–        افزايش ارزش سهام، افزايش ميزان سود، افزايش حجم گردش مالي، افزايش حجم فروش، کاهش مقدار هزينه‌ها، کاهش هزينه اتلاف و ...

•         مثال (اهداف فناوري اطلاعات سازمان):

–        افزايش سطح جغرافيايي پوشش خدمات سيستم اطلاعاتي، افزايش تنوع سيستم‌هاي اطلاعاتي، افزايش تعداد جريان‌هاي سازماني تحت پوشش سيستم‌هاي اطلاعاتي، افزايش سهولت دسترسي به خدمات فناوري اطلاعات، افزايش ضريب امنيت داده‌ها، افزايش تعداد کاربران فناوري اطلاعات سازمان، افزايش امنيت کاربران سيستم‌هاي اطلاعاتي، ...

•          

•         هدف(Target) سازمانی، هدفی است که سازمان تلا ش های خود را به سمت آن هدایت می کند. در واقع درباره ی این که برای اشاره به اهداف سازمان دقیقاً از چه واژه هایی باید استفاده شود، اختلا ف نظر وجود دارد. بعضی از نظریه پردازان مدیریت درباره ی با این موضوع چنین خاطرنشان می کنند که واژه ی هدف(objectives) باید به کار برده شود. بعضی دیگر ازاهداف(Objectives) یا مقاصد(Goals) را پیش نهاد می کنند. برخی مدعی اند این دو واژه معانی متفاوتی دارند و نمی توانند به جای یکدیگر به کار روند. در این کتاب ، واژه ی هدف برگرفته از معادل انگلیسی(Target) به کار می رود که تلا ش سازمان رسیدن به آن است

 

اهمیت اهداف سازمانی

در مورد اهمیت تعیین اهداف صحیح در سازمان، نباید بیش از حد تأکید کرد. اهداف، مبنایی را برای برنامه ریزی، سازمان دهی ، ایجاد انگیزه و کنترل فراهم میآورند. بدون اهداف و ارتباطات مؤثر آنها، رفتار سازمانی دچار سرگردانی می شود.

نویسندگان کتاب های مدیریتی ادعا کرده اند که از اهداف سازمانی باید به همان گونه استفاده شود که ناوبرها از ستاره ی شمال استفاده می کنند. این نظریه پردازان معتقدند که تعیین اهداف به مثابه شناسایی ستاره ی شمال است؛ ستاره ی شمال را روی قطب نمایتان تنظیم می کنید و هر موقع که راه را گم کردید، از آن برای راه یابی ا ستفاده می نمایند. پیش نهادات دیگر درباره ی این که چگونه مدیران باید از اهداف برای هدایت سازمان ها استفاده کنند بدین قرار است:

. مدیران باید از اهداف سازمانی به عنوان راه نمایی برای تصمیم گیری استفاده کنند. بخش قابل ملا حظه ای از کار مدیر به تصمیم گیری مربوط است. مدیری که می داند چه اهدافی برای سازمان تعیین شده، به راحتی تصمیمی را که تضمین کننده ی دست یابی به اهداف سازمانی است اتخاذ می کند.

.. مدیران باید از اهداف سازمانی به عنوان راه نمایی برای افزایش کارآیی سازمان بهره جویند. سازمان کارآمد ، سازمانی است که منابع سازمانی کمی را برای دست یابی به اهداف خود به هدر می دهد. از این رو، مدیران برای توسعه و حفظ سازمان کارآمد، باید اهداف سازمانی را به روشنی درذهن داشته باشند.

.. مدیران باید از اهداف سازمانی به عنوان راه نمایی برای ارزیابی عملکرد استفاده نمایند. تلا ش یا کار انسان اهمیت بسیار زیادی در نیل به اهداف دارد. مدیران باید عملکرد کارکنان را - در قالب این که این عملکردها در کمک به سازمان و رسیدن به اهدافش تا چه حد مفید است - ارزیابی کنند و پاداش لا زم را بدهند. همچنین به عملکرد فردی که کمکی به اهداف سازمانی نمی کند ، پاداش ندهند؛ بلکه او را تنبیه نمایند

 

•         اجزاء مفهومي اصلي در بيان اهداف سازمان:

–        روند تغييرات:

•         مثال: افزايش، کاهش، تثبيت، ...

–        موضوع و محور تغييرات:

•         مي‌تواند مشتمل بر هر يک از شاخص‌هاي سازماني يا مفاهيم و موضوعات کلان‌تري باشد که مبتني بر شاخص‌ها تعريف مي‌گردد.

•         مثال: حجم فروش، سهم در بازار فروش، رضايت‌مندي مشتري( که مي‌تواند وابسته به حجم فروش و تعداد شکايت مشتريان باشد) ، ارتقاء آگاهي،‌ ...

–        مقدار تغيير

•         معمولا به کميت مقدار تغيير در مقدار شاخص‌ها يا مفاهيم مبتني بر آنها را بيان مي‌نمايد. بهتر است به صورت مطلق بيان گردد.

انواع اهداف سازماني

•         اهداف عملکردي:

–        عبارتند از اهدافي که موضوع تغييرات در آنها مبتني بر شاخص‌هاي عملکردي يا مفاهيم مبتني بر اين نوع شاخص‌ها تعيين گردند.

–        مثال: افزايش تعداد توليد، کاهش هزينه‌هاي مصرفي

•         اهداف وضعيتي:

–        عبارتند از اهدافي که موضوع تغييرات در آنها مبتني بر شاخص‌هاي وضعيت سازمان يا مفاهيم مبتني بر اين نوع شاخص‌ها تعيين گردند.

–        مثال: افزايش بهره‌وري، کاهش تعداد نيروي انساني

 

•         اهداف محيطي:

–        عبارتند از اهدافي که موضوع تغييرات در آنها مبتني بر شاخص‌هاي وضعيت محيط يا مفاهيم مبتني بر اين نوع شاخص‌ها تعيين گردند.

–        مثال: افزايش تقاضا، افزايش حجم بازار، ...

•         اهداف کمي:

–        عبارتند از اهدافي که مقدار يا روند تغييرات آنها به صورت کمي (عددي) بيان گردد.

–        مثال: کاهش هزينه‌ها به ميزان 10 درصد، کاهش حجم دارايي ثابت به ميزان 15 درصد

 

•         اهداف کيفي:

–        عبارتند از اهدافي که مقدار يا روند تغيير آنها به صورت توصيفي و در قالب عبارات تعيين گردد.

–        مثال: افزايش ميزان رضايت مشتريان، افزايش ميزان آگاهي، ارتقاء دانش فني در طراحي محصول

–        نکته: همواره سعي بر آن است که اهداف کيفي، بر اساس مجموعه‌اي از اهداف کمي بيان گردد.

•         مزيت: دقيق و شفاف شدن نحوه ارزيابي اهداف کيفي

•         عيب: ايجاد خطا در بيان جهت تغييرات

–        نکته: در بسياري از موارد نمي‌توان فرمول يا ارتباط ساخت‌يافته‌اي بين اهداف کيفي و کمي پيدا نموده.

 

 

 

¢     اهداف درازمدت:

—        عبارتند از مجموعه اهدافي که روند تغييرات در راستاي آنها به کندي صورت گرفته و مستلزم صرف مدت زمان زيادتري مي‌باشد.

¢     اهداف کوتاه مدت:

—        عبارتند از مجموعه اهدافي که روند تغييرات در راستاي آنها را مي‌توان در مدت زمان کمتري به نتيجه رساند.

 

 

اهداف کوتاه مدت اهدافی هستندکه سازمان سعی می کند ظرف حدود یک یا دو سال به آنها دست یابد.

اهداف بلند مدت اهدافی هستند که سازمان سعی می کند در مدت حدود سه تا پنج سال به آنها برسد.

این دو نوع هدف سازمانی از جهاتی مهم با هم تفاوت دارند. آشکارترین تفاوت آنها مدت زمانی است که در طی آن سازمان سعی بر نیل به هدف دارد. تفاوت مهم دیگر بین این اهداف، ویژگی در نظر گرفته شده برای آنهاست؛ به طور کلی، اهداف کوتاه مدت درباره ی این که چه کسی اهداف را محقق می سازد؟؛ دقیقاً چه کارهایی باید انجام پذیرد؟؛ چه موقع این کارها باید انجام شود و در کدام زمینه ی سازمانی قرار گیرد؟؛ به گونه ای ویژه و مفصل بحث می کنند

 

ويژگي‌هاي اهداف سازماني با کيفيت بالا:‌
اهداف سازماني به نوعي در تمام سازمان‌هاي مدرن وجود دارد. کيفيت اهداف تا حد زيادي مشخص‌کننده‌ي آن است‌که اين اهداف در عمل چقدر مفيدند. دستورالعمل ها با گذشت زمان توسعه مي‌يابند، تا مديران را در توسعه‌ي اهداف سازماني با کيفيت بالا‌ ياري دهند. هدفي را که بر مي گزينيد بايد داراي ۵ ويژگي باشد. درصورتي‌كه اولين حرف هر يک از کلمات اين پنج ويژگي اهداف را با هم ترکيب کنيم به کلمه‌يSMART به معني هوشمند مي‌رسيم.

يعني اگر هدفي را که انتخاب مي کنيد داراي ويژگي هاي زير باشد به نحو هوشمندي کنترل امور را به دست خواهيد گرفت. به عبارت ديگر سيستم عامل هوشمند جهان هستي، امکان اجرا شدن فرايند موفقيت را در صورتي مي دهد که برنامه آن را به درستي نصب کرده باشيم در اينجا به اختصار به توضيح هر كدام مي‌پردازيم:
مديران بايد اهداف سازماني‌اي را توسعه دهند که ويژه(Specific) باشند. اهداف ويژه دقيقاً مشخص مي‌کنند که چه کاري بايد انجام شود؛‌چه کسي بايد آن را انجام دهد و در چه چارچوب زماني بايد انجام شود. ويژه بودن ،‌مانع سردرگمي در اهداف مي‌شود و اطمينان مي‌دهدکه تمام اعضاي سازمان مي دانند و درک مي‌کنند که از آنها چه انتظاري مي رود؛
به طور کلي،‌هرچه هدف ويژه‌تر باشد،‌براي مديريت ساده‌تر خواهد بود که استراتژي‌هاي تضمين‌کننده‌ي تحقق آن هدف را توسعه دهد. اهداف ويژه با کيفيت بالا‌، در واقع مبنايي هستند که مديريت نياز دارد تا براساس آنها استراتژي‌هاي مناسب سازماني را تدوين نمايد.
همان‌طور كه مي‌دانيد كاري انجام خواهد شد كه اندازه گرفته شود.مديران بايد اهداف سازماني‌اي را تنظيم نمايندکه قابل‌اندازه‌گيري(Measurable) بوده و به سطح تلا‌ش مطلوبي نياز داشته باشد.
- اگر نتوانيم نتايج را اندازه بگيريم نمي توانيم موفقيت را از شكست تميز دهيم.
- اگر نتوانيم موفقيت‌ها را شناسايي كنيم نمي‌توانيم به آنها پاداش دهيم.
- اگر نتوانيم به موفقيت پاداش دهيم احتمالاً به شكست پاداش خواهيم داد.
- اگر نتوانيم موفقيت را شناسايي كنيم نميتوانيم از آن بياموزيم.
- اگر نتوانيم شكست هاي خود را تشخيص دهيم هيچگاه نميتوانيم اشتباهاتمان را اصلاح كنيم.
- اگر نتوانيم موفقيت هاي خود را اثبات كنيم نميتوانيم حمايت ديگران را جلب كنيم.

هدف قابل اندازه‌گيري( که گاه هدف عملياتي نيز ناميده مي‌شود) بايستي به گونه‌اي بيان شود که تلا‌ش براي رسيدن به آن بتواند با خود هدف مقايسه شود تا معلوم گردد آيا واقعاً تلا‌ش به هدف رسيده است يا خير. سردرگمي درباره‌ي اين‌که آيا هدفي محقق شده است يا نه، معمولا‌ً به ايجاد روابط ضعيف بين مديريت و کارکنان منجر مي شود و به سرعت هدف سازماني را به خسارت و عدم منفعت تبديل مي‌کند. دقت زياد در طراحي اهداف به منظور جلوگيري از اين پيامد زيان‌بار، ارزش وافري دارد.در ادمه بايستي بيان نماييم كه اهداف بايد در حد کافي در سطح بالا‌ تنظيم شوند ‌به نحوي که کارکنان به گونه‌اي خود را ترقي دهند تا به اين اهداف برسند.
از سوي ديگر، اهداف نبايد بيش از حد انتظار بالا‌ و عالي در نظر گرفته شوند که کارکنان مأيوس شوند و از کوشش باز بمانند. اهدافي که توانايي کارکنان را به مبارزه بطلبند،‌معمولا‌ً جالب‌تر و با انگيزه‌ترند ‌تا اهدافي که به سهولت قابل دست‌يابي باشند.
مديران بايد اهداف سازماني‌اي را برقرار کنندکه دست‌يافتني(Achievable) باشند. تمام اعضاي سازمان بايد اهداف سازماني را تحقق‌پذير بپندارند. کارکناني که دست‌يابي به اهداف را ناممکن مي دانند ممکن است کلا‌ً از اهداف( به عنوان نشانگري که بايد براساس آن زمان و تلا‌ش خود را به کار گيرند) چشم‌پوشي نمايند.
مديران بايد اهداف سازماني‌اي را برقرار کنندکه واقع بينانه(Realistic) باشند. يعني هدف بايد قابل رسيدن (قابل انجام) ، مناسب و متناسب با توانمندي ها و استراتژيها ، اما چالش برانگيز باشد . يك هدف واقعي ، متناسب با خواستن و توانستن شما طراحي مي شود. اهداف بايد شما را در معرض امتحان قرار دهند و ايجاد انگيزش كنند ، براي ايجاد انگيزش مي توان از سئوال زير كمك گرفت:
- چرا مي خواهيم به هدف دست يابيم ؟
براي فهميدن اين‌كه آيا هدف هاي تعيين شده واقع بينانه هستند يا نه ، مي توان پرسيد :
- آيا چيزي مشابه آن هدف ها را در گذشته انجام داده‌ايم ؟
- يا اين‌كه از خود بپرسيم چه شرايطي براي انجام اين هدف‌ها وجود دارند ؟
مديران بايد اهداف سازماني‌اي را برقرار کنندکه محدود به زمان - حاوي زمان بندي (Timely) باشند. قرار دادن مهلت زماني براي فعاليت‌هايي كه الزاما واقع بينانه ، قابل دسترسي و قابل اندازه گيري باشند . محدود به زمان بودن به معني توسعه‌دادن و پرورش‌دادن چارچوب‌هاي زماني‌اي كه به شما اجازه مي‌دهند كه به همان خوبي كه هدف‌ها زمان‌بندي شده‌اند ، به اهداف برسيد. بدون تعيين محدوديت زماني ضرورتي براي انجام هدف احساس نخواهد شد .
در ادمه اضافه مي‌نماييم كه مديران بايد اهداف سازماني را برقرار کنند که انعطاف پذير نيز باشند. اهداف بايد با اين درک برقرار شوند که ممکن است نياز به اصلا‌ح داشته باشند. اهداف معمولا‌ً با تغيير محيط سازماني، دچار دگرگوني مي‌شوند. مديران بايد آگاه باشند که اهداف مي‌توانند تغيير يابند. آنان بايد به طور مداوم محيط سازماني را ارزيابي کنند تا دريابند که چه موقع بايد در اهداف سازماني تغيير صورت گيرد. همچنين بايد تمام اعضاي سازمان را تشويق کنند تا انديشه‌ي خويش را در خصوص چنين تغييراتي( اگر فکر مي‌کنند تغيير مورد نياز است) مطرح نمايند.

.

زمینه هایی که اهداف سازمانی در آنها استقرار می یابند

از ابتدای فعالیت های تجاری و صنعتی، بیش تر سازمان ها بر سودآوری به عنوان هدف اصلی تمرکز یافته اند. امروزه بسیاری از شرکت ها، قبل از هرچیز، سوددهی هرچه بیش تر را در نظر نمی گیرند و درعمل، هیچ اولویت مالی مطلق و حتمی وجود ندارد. پیتردراکر (Peter Druker) ، از نویسندگان برجسته در مسایل تجاری زمان حاضر، می گوید: «اداره کردن سازمان ها تنها با تأکید عمده بر یک هدف اشتباه است». طبق نظر دراکر، سازمان ها باید درصدد دست یابی به چند هدف باشند. باید اهداف کافی تبیین شوند، به نحوی که تمام زمینه های مهم برای عملیات سازمان تحت پوشش قرار گیرد. هشت زمینه کلیدی که اهداف سازمانی باید معمولا ً براساس آنها تنظیم شوند، به شرح زیر می باشند:

١. جایگاه در بازار: جایگاه سازمان نمایان گر این است که سازمان در مقایسه با سایر رقبا در کجای بازار قرار دارد. یکی از اهداف سازمان باید جایگاهی باشد که سازمان سعی دارد در بازار به دست آورد؛

٢. نوآوری: هرگونه تغییری که برای بهبود شیوه های هدایت کار سازمان صورت می گیرد؛ اهداف سازمانی باید مشخص کننده ی هدف هایی در زمینه نوآوری باشد که سازمان آنها را نشانه رفته است؛

٣. قابلیت تولید: سطح کالا و خدماتی که توسط سازمان - به نسبت منابعی که در روند تولید استفاده می شود - تولید می گردد؛ سازمان هایی که از منابع کم تری برای تولید سطح مشخصی از تولیدات استفاده می کنند، بازدهی تولیدی بیشتری دارند تا سازمان هایی که منابع بیش تری را برای همان سطح تولید به کار می گیرند؛

٤. سطح منابع: مقدار نسبی منابع گوناگونی که توسط سازمان نگه داری می شود؛ مانند موجودی کالا ، تجهیزات ونقدینگی؛

بیش تر سازمان ها باید اهدافی را تنظیم کنند که نشان دهنده ی مقدار نسبی هر یک از این دارایی ها باشد که باید نگاه داشته شوند؛

٥. سودآوری: توانایی سازمان برای کسب درآمد بیش تر از هزینه های لا زم برای ایجاد آن درآمد؛ سازمان ها، معمولا ً اهدافی دارند که بیان کننده ی سطحی از سودآوری است که برای تحقق آن در تلا ش اند؛

٦.کارآیی و توسعه ی مدیریت: کیفیت عملکرد مدیریتی و روند رشد شخصی مدیران. به دلیل حیاتی بودن این زمینه ها در موفقیت بلند مدت سازمان، تأکید بر آنها با تعیین اهداف سازمانی ذی ربط و کوشش در راه دست یابی به این اهداف، از اهمیت به سزایی برخوردار است؛

٧. عملکرد و دیدگاه کارکنان: کیفیت عملکرد کارکنان غیرمدیریتی و نگرش آنها نسبت به کارشان؛ این زمینه ها نیز در نیل به اهداف بلندمدت سازمان حیاتی است. اهمیت این ملا حظات باید از طریق تدوین اهداف سازمانی مورد تأکید قرار گیرد؛

０.  مسؤولیت اجتماعی: تعهد تشکیلا ت در کمک به بهبود رفاه جامعه، در حالی که سازمان در راه نیل به اهدافش کوشش می کند. تا چند سال پیش، تنظیم اهداف سازمانی در این زمینه بحث انگیز بود. امروزه تنظیم این گونه اهداف سازمانی امری عادی است و بسیار مهم تلقی می شود. فصل هشتم، «مدیریت استراتژیک و مسؤولیت اجتماعی» این موضوع را با جزییات بیش تری مورد بررسی قرار می دهد

 

 

 

¢     مديران بايد اهداف سازماني را برقرار کنند که انعطاف پذير نيز باشند. اهداف بايد با اين درک برقرار شوند که ممکن است نياز به اصلا‌ح داشته باشند. اهداف معمولا‌ً با تغيير محيط سازماني، دچار دگرگوني مي‌شوند. مديران بايد آگاه باشند که اهداف مي‌توانند تغيير يابند. آنان بايد به طور مداوم محيط سازماني را ارزيابي کنند تا دريابند که چه موقع بايد در اهداف سازماني تغيير صورت گيرد. همچنين بايد تمام اعضاي سازمان را تشويق کنند تا انديشه‌ي خويش را در خصوص چنين تغييراتي( اگر فکر مي‌کنند تغيير مورد نياز است) مطرح نمايند.

ودرآخر مديران بايد اهداف سازماني‌اي را توسعه دهند که در بلندمدت و کوتاه مدت سازگاري داشته باشند. مديران بايد اهداف سازماني‌اي را برقرار کنند که منعکس‌کننده‌ي آميزه‌ي مطلوبي از چارچوب‌هاي زماني و پشتيباني‌کننده‌ي يکديگر باشند. اهداف کوتاه‌مدت بهتر است با اهداف بلندمدت سازگار و بيان‌کننده‌ي هدف‌هايي باشند که در حدود يک تا دو سال به آنها رسيد

 

 

اهمیت اثر بخشی سازمانی

 

پاسخ تئوری سازمان به این سؤال که چه چیزی یک سازمان را اثر بخش می­سازد؟ این است که ساختار صحیح، سازمان را اثر بخش می کند.

روشی که ما به وسیله آن افراد و مشاغل را با هم ترکیب کرده و قوانین و روابط حاکم بین آنها را تعریف می کنیم، عامل مهمی در موفقیت یا عدم موفقیت سازمانها محسوب  می شود. سازمانها محسوب می شود.

تئوری سازمان به عنوان یک رشته، نوعی از ساختار سازمانی که اثر بخشی را موجب شده و یا اینکه آنرا بهبود می دهد تبیین می کند.

 

در جستجوی یک تعریف

 

اثر بخشی به عنوان میزان یا حدی که یک سازمان به اهدافش محقق می سازد، تعریف شده بود. که این هدف بقاء است.

حتی هدف بقاء که تقریباَُُ همگی به مهم بودن آن اتفاق نظر دارنددر شرایطی ممکن است به عنوان ضابطه اثر بخشی از اعتبار بیفتد .

 

امروزه محققین متفق الرأیند که (سنجش) اثر بخشی مستلزم معیارهای چندگانه ای است که وظایف مختلف سازمانی را بر اساس ویژگی های مختلفی مورد ارزیابی قرار دهد و همچنین در اثر بخشی سازمانی هم به وسایل و امکانات (فرآیند ) باید توجه نمود و هم به نتایج حاصله.

 

انواع رویکرهای اثر بخش:

رویکرد نیل به هدف:

چنین اظهار می دارد که اثر بخشی سازمانی باید بر حسب میزان تحقق اهداف آن، نه وسایل یا امکانات (فرایندها) بکار گرفته شده برای دستیابی به اهداف، سنجیده شود.

 

مفروضات رویکرد نیل به هدف:

‌رویکرد نیل به هدف چنین فرض می کند که سازمانها، پدیده هایی عقلائی بوده و در پی تحقق هدفند.

1-     اولاً: اینکه سازمانها باید اهداف نهائی داشته باشند.

2-     ثانیاً: اینکه این اهداف بایستی مشخص بوده و برای اینکه بخوبی درک شوند باید تعریف شوند.

3-     ثالثاً: اهداف باید در حد امکان قابل کنترل و اداره باشند.

4-     رابعاً: ‌روی اهداف باید اجماع یا توافق عمومی صورت گرفته باشد.

5-     نهایتاً اینکه: پیشرفت به سوی این هدف باید قابل اندازه گیری باشد.

رویکرد نیل به هدف در عمل

به محض تعیین اهداف،‌ضروری است ابزار سنجش تحقق این اهداف نیز تدارک دیده شوند تا چگونگی دستیابی به این هدف نیز بخوبی روشن گردند.

رویکرد نیل به هدف بیشتر در مدیریت بر مبنای هدف تجلی پیدا می کند. مدیریت بر مبنای هدف، فلسفه شناخته شده ای در مدیریت است که درآن، سازمان و اعضاء بر اساس چگونگی تحقق اهدافی که سرپرستان و زیردستان بطور مشترک آنها را تعیین نموده اند مورد ارزیابی قرار می گیرند.

اهدافی که در مدیریت بر مبنای هدف تعیین می شوند، ملموس، قابل تحقق و سنجش پذیر هستند. شرایطی که این اهداف می­توانند در آن محقق شوند نیز مشخص می­گردند.

مدیریت بر مبنای هدف را می توان ابزاری برای تشخیص اثر بخشی در رویکرد نیل به هدف دانست.

 

 

 

مسائل و مشکلات رویکرد نیل به هدف

1-   رویکرد نیل به هدف، اجماع در اهداف را فرض می کند. با توجه به چند گانگی اهداف و منافع متفاوت و گوناگون در سازمان و همچنین تا زمانیگه اهداف در قالب عبارات و اصطلاحات مبهم و نا مشخص بیان می شوند و همینطور با عنایت به اینکه افراد در سازمان، اهداف را بر مبنای منافع شخصی خود تعبیر و تفسیر می کنند، اجماع در اهداف میّسر نیست.

2-     در خیلی از سازمانها، اهداف، رفتار سازمانها را جهت نمی دهند.

3-     سازمانها ممکن است اول عمل نمایند و سپس به تنظیم هدف بپردازند تا آنچه را که رخ داده توجیه نمایند.

 

بیانه­های رسمی اهداف، یک داستان ساختگی است که سازمان به منظور توجیه و عقلایی جلوه دادن حیاتش برای مخاطبین ویژه خود، آنها را مورد استفاده قرار می دهد.

 

 فایدة عملی رویکرد نیل به هدف برای مدیران

اعتبار این اهداف می تواند با عنایت به موارد ذیل افزایش یابد. (1) حصول اطمینان از اینکه اطلاعات اولیه، جهت تدوین اهداف رسمی از همه افراد ذینفع دریافت شده است و لواینکه افراد در کادر مدیریت عالی جایی نداشته باشند. (2) دریافت اهداف واقعی از طریق مشاهده رفتار واقعی اعضاء (3) مشخص نمودن اینکه سازمانها، هم اهداف کوتاه مدت و هم اهداف بلند مدت را دنبال می کنند. (4) تأکید روی اهداف ملموس، تحقق پذیر و قابل سنجش، بجای تکیه بر بیانیه های مبهم که فقط آینه تمام نمای انتظارات سازمانی است. (5) در نظر گرفتن اهداف به عنوان پدیده هایی پویا که در طی زمان دستخوش تغییر می شوند بجای اینکه به عنوان عباراتی ثابت ولایتغیر مد نظر قرار گیرند.

 

 

 

رویکرد سیستمی:

در رویکرد سیستمی اهداف نهائی مورد غفلت واقع نمی شوند بلکه اهداف در یک مجموعه از معیارهایی بسیار پیچیده به عنوان یک جزء مورد توجه قرار می گیرند.

بنابراین رویکرد سیستمی به نتایج معین شده بیش از وسائل و امکانات نیل به آنها تأکید نمی کند.

 

مفروضات رویکرد سیستمی

رویکرد سیستمی نسبت به اثر بخشی چنین اظهار می دارد که :

1-     سازمانها متشکل از قسمتهای فرعی مرتبط بهم هستند.

2-     اثر بخشی مستلزم آگاهی و تعاملات مؤثر با عوامل محیطی است.

3-     بقاء سازمان مستلزم ذخیرة مداوم منابع مورد نیاز است.

 

رویکرد سیستمی در عمل

بر عکس رویکرد نیل به هدف، رویکرد سیستمی بر وسائل و امکانات ضروری به منظور اطمینان از تداوم و بقاء با سازمان تأکید می ورزد.

 

مسائل و مشکلات رویکرد سیستمی

دو نقص عمده در رویکرد سیستمی وجود دارد.

1-     یکی موضوع سنجش اهداف است.

2-     آیا وسائل و امکانات نیل به هدف مهم هستند یا خیر؟

این انتقاد بر رویکرد سیستمی ممکن است وارد آید که بر وسائل و امکانات مورد نیاز برای تحقق اثر بخشی بجای خود اثر بخشی تأکید   می ورزد.

رویکردی که از جنبة کمی کردن اهداف، نسبت به دیگری از سهولت بیشتری برخورد است،‌رویکرد نیل به اهداف است.

 

ارزش عملی رویکرد سیستمی برای مدیران

1-     چنین مدیرانی کمتر مایل هستند، تصمیماتی را اتخاذ نمایند که بقاء بلند مدت سازمان را تهدید کرده ولی منافع کوتاه مدت آنها را تأمین کند.

2-     مضافاً، اینکه رویکرد سیستمی، آگاهی مدیران را از وابستگی متقابل فعالیتهای سازمان افزایش می دهد.

3-     مزیت دیگر رویکرد سیستمی، کاربری بودن آن در زمانی است که اهداف مبهم و یاسنجش پدیر نیستند.

 

 

 

 

رویکرد عوامل استراتژیک

جدیدترین دیدگاه ارائه شده در خصوص اثر بخشی سازمانی رویکرد عوامل استراتژیک است.

سازمانی اثر بخش است که خواسته های عوامل محیطی خود را که تداوم حیات سازمان مستلزم حمایت آنهاست، برآورده کند این رویکرد شبیه به نظریه سیستمی است، ولی تأکیدات متفاوتی را در بردارد.

هر دو رویکرد، وابستگی های متقابل (بین فعالیت های سازمان) را مد نظر داشته ولی نظریه عوامل استراتژیک بر همه سازمان تأکید ندارد. این دیدگاه صرفاً می خواهد خواسته های کسانی را که در محیط سازمان قرار داشته و می توانند بقاء سازمان را تهدید کنند، ارضاء نماید.

 

مفروضات رویکرد عوامل استراتژیک

جائی که صاحبان منافع برای تسلط بر منابع با هم رقابت می کنند، سازمانها، «عرصه های سیاسی» قلمداد می شوند. در چنین حالتی اثر بخشی سازمانی عبارتست از ارزیابی یک سازمان در خصوص اینکه چگونه بطور موفقیت آمیزی خواسته­های این افراد کلیدی را که بقاء سازمان متکی به آنهاست برآورده می کند. علاوه بر این، استعاره«عرصه سیاسی» چنین فرض می کند که هر سازمان ذینفع های متعددی دارد که هر کدام از درجات مختلفی از قدرت برخوردار بوده و همچنین هر کدام ازآنها برای رسیدن به خواسته های خود تلاش می کنند.

 

رویکرد عوامل استراتژیک در عمل

1-     عوامل کلیدی مهم و مؤثر در بقای سازمان را تعیین کند.

2-     قدرت نسبی هر کدام را مورد ارزیابی قرار داد.

3-     گام سوم تعیین انتظارات این عوامل از سازمان است.

 

مسائل و مشکلات رویکرد عوامل استراتژیک

1-  تعیین عوامل استرتژیک در یک محیط خیلی بزرگ در سخن ساده بنظر می آید، ولی تحقق آن در عمل دشوار است.

2-   چیزی این عوامل را نسبت به دیگر عواملی که از اهمیت استراتژیک کمتری برخورداند متمایز می سازد؟

3-     نهایتاً اینکه تعیین انتظاراتی که عوامل استراتژیک از مؤسسه دارند خود نوعی مشکل ایجاد می کند.

فایدة عملی رویکرد عوامل استراتژیک برای مدیران

اگر برای یک سازمان، بقاء مهم است پس بر مدیران فرض است که دقیقاً درک کنند بقاء سازمان متکی به چه کسانی است. با عملی کردن رویکرد عوامل استراتژیک احتمال این امر را که مدیران ناخود آگاه، اقدام به نادیده گرفتن گروه صاحب قدرتی نمایند،‌کاهش می دهد.

 

 

 

ویکرد ارزشهای رقابتی

موضوع اصلی مورد تأکید رویکرد ارزشهای رقابتی این است که معیارهایی که شما در ارزیابی اثر بخشی سازمان برای آنها ارزش قائل بوده و مورد استفاده قرار می دهید (از قبیل نرخ بازگشت سرمایه گذاری، سهم بازار، نوآوری در محصولات، امنیت شغلی) متکی به این است که شما چه کسی بوده و چه منافعی را مد نظر دارید.

در یک کلاس سی نفری شما باید انتظار داشته باشید که ارزیابی هر دانشجو از استادش نسبت به ارزیابی سایر هر دانشجو از دانشجویان همان استاد، کاملاً متفاوت باشد

 

مفروضات رویکرد رقابتی

1-     برای ارزیابی اثر بخشی سازمانی بهترین معیار وجود ندارد.

2-     نه هدف واحدی وجود دارد که افراد بتوانند روی آن توافق کنند.

3-     نه بر اهداف مرجح بر سایر اهداف، اجماع کلی وجود دارد.

4-   مفهوم اثر بخشی، فی النفسه مفهومی ذهنی است و اهدافی که یک ارزیاب انتخاب می کند متکی به ارزشهای شخصی، ترجیحات و منافع فردی است.

رویکرد ارزشهای رقابتی استدلال می کند که عناصر مشترکی وجود دارند که در هر فهرستی از معیارهای اثر بخشی قرار گرفته می توانند به شیوه ای با هم ترکیب شده و مجموعه ای از ارزشهای رقابتی را ایجاد کنند .

 

رویکرد ارزشهای رقابتی در عمل

سه دسته اساسی از ارزشهای رقابتی:

1-     دسته نخست، انعطاف پذیری در مقابل کنترل است.

2-   دسته دوم به این مسئله اشاره دارد که آیا باید تأکیدی روی رفاه (سلامتی و خوشبختی) و بهسازی افراد سازمان صورت گیرد یا اینکه بهسازی سازمان را باید بیشتر مد نظر قرار داد.

3-   سومین دسته ارزشها به وسائل و امکانات سازمانی در مقابل نتایج نهایی سازمان مرتبط است. اولی به فرایندهای درونی سازمان در بلند مدت و دومی به نتایج نهائی کوتاه مدت تأکید می کند.

نمودار آمیبی شکل اطلاعاتی راجع به اینکه چگونه یک عامل کلیدی یا مجوعه ای از آن ها عملکرد سازمان را بر اساس معیارهای هشتگانه اثر بخشی ارزیابی می کنند، ارائه می دهد.

یکی از عوامل تعیین کننده مهم که معین می کند مدیریت باید به چه میزانی به هر کدام از عوامل توجه کند، مرحله ای است که سازمان در چرخه حیات خود در آن قرار دارد.

در مرحله کار آفرینی                  مدل سیستم باز

 

در مرحله انجام اولیه                    مدل روابط انسانی

 

در مرحله رسمیت و کنترل            مدل فرایند داخلی و مدل هدف عقلائی

 

مسائل و مشکلات رویکرد ارزشهای رقابتی

چون مدل ارزشهای رقابتی، هم نتایج نهائی و هم وسائل و امکانات نیل به آنها را در بردارد،‌لذا عاری از مشکلات موجود در رویکرد نیل به هدف و رویکرد سیستمی است.

 

در مرحله انسجام ساختار (پیچیدگی)              انعطاف پذیری

 

در مرحله افول             سیستم باز