دانشجویان کارشناسی ارشد مدیریت سیرجان

•        مقدمه

پيدايش :

براي شناخت دقيق هر علمي ، بررسي ريشه هاي تاريخي پيدايش ودوران تكوين آن علم مفيد خواهد بود . برخي از پژوهشگران ، سابقه مديريت رابه آغاز پيدايش انسان وبرخي از زمان ثبت وضبط فعاليت هاي اداري وتجاري سومريان باستان وبرخي ديگر به امپراتوري رم نسبت مي دهند ولي آنچه معلوم است ، آغاز تدوين مديريت (مدون وبه صورت علم در آوردن آن ) است كه از اوايل قرن بيستم توسط پدرمديريت علمي ، آقاي فردريك وينسلوتيلور مي باشد .

 

مديريت علم است يا هنر ؟

مديريت را تلفيق علم وهنر تعريف كرده اند . به اين شكل كه آن بخش از مديريت را كه با آموزش فرا گرفته مي شود " علم مديريت " وبخشي را كه از طريق كسب تجارب وبه كارگيري آن ها  در شرايط گوناگون حاصل مي شود " هنر مديريت " مي دانند .

به طور خلاصه : علم " دانستن " است وهنر " توانستن " .

 

 

تعاريف :

ü      مديريت :

1-فردريك وينسلوتيلور : مديريت به صورت فرآيندي كه از طريق آن كارها به وسيله ي افراد به صورت فردي يا گروهي انجام مي گيرد .

2-هنري فايول : مديريت يعني پيش بيني وبرنامه ريزي ، سازماندهي ، فرماندهي ، هماهنگي وكنترل

ü     اداره كردن : زماني كلمه ي " اداره كردن " و" مديريت " كما بيش به يك معنا به كار مي رفت. در زمان ما " اداره كردن " به عنوان يكي از جنبه هاي سازماندهي در نظر گرفته مي شود . ( فعاليت تدوين ونگهداري دستورالعمل ها تلقي مي شود .)

ü     كارايي : 1-  استفاده ي بهينه از منابع

2-انجام دادن كارها به نحو شايسته يا مناسب ( پيتر دراكر )

3- بالا بردن كيفيت وپايين آوردن هزينه

4- تبديل داده به ستاده به طوري كه با كمترين هزينه اين كار انجام شود .

12 شود ؕنجؕم كه كؕري مقدؕر شود ؕنجؕم بؕيد كه كؕري مقدؕر '>=  12 آمده دست به وؕقعي بؕزدهي نسبت ؕنتظؕر مورد شده تعيين Ùˆ ؕستؕندؕرد بؕزدهي '>   =كارايي- 5

 براي مثال : اگر ميزان بازدهي كارگري 120 قطعه در ساعت وميزان توليد تعيين شده ، پس از بررسي هاي مهندسي روش ها وكار سنجي ، 180 قطعه در ساعت باشد ، كارايي اين كارگر برابر فرمول زير 67درصد است .

                                                                 67%= 100× 67/0= 12120 180 '> =  12شده ؕنجؕم وؕقعي توليد بؕشد بؕيد ؕستؕندؕرد توليد '> =كارايي

نكته بسيار مهم اين است كه در مورد انسان براثر انگيزش ورهبري صحيح كارايي مي تواند از «1» بزرگتر شود ، يعني انسان براثر اين عوامل حتي مي تواند از ظرفيت اسمي ( بايد باشد ) نيز فراتر رود .

ü     اثربخشي : 1-دست يابي به هدف  ،

2- انجام دادن كارهاي شايسته يا مناسب (پيتر دراكر )

ü     بازدهي : كار انجام شده

ü     بهره وري : 1-اهداف مجموعه اي را تشكيل مي دهند كه با يكديگر وابستگي متقابل دارند وبراي دست يابي  به هر هدف ، هدفي  ديگر ظاهر مي شود . براي رسيدن به  " بهره وري " استفاده ي بهينه از منابع " كارايي " ودست يابي  به هدف " اثر بخشي " ضروري است .

2-بهره وري = اثر بخشي + كارايي

3-بهره وري =انجام كارهاي درست + انجام درست كارها

 

•        تاريخچه ي نظريه هاي مديريت : (سير تكوين تئوري هاي مديريت )

1-مكتب كلاسيك ( سنتي ) (سازمان گرايي )    121980ÙŠ دهه ؕز شروع علمي مديريت بؕ '>

               مديريت علمي ←فردريك وينسلو تيلور ( آمريكا )

               علم اداره ( مديريت عمومي فرانسه ) ←هنري فايول ( فرانسه )

               بوروكراسي ←ماكس وبر ( آلمان )

توضيحات :

·        اكثر آن ها ( نظريه پردازان كلاسيك ) مهندس بودند .

·        برگروه هاي غير رسمي اعتقادي نداشتند وحتي معتقد به نابودي آن ها بودند.

·        نگرش مكانيكي ←مطالعه ي انسان به عنوان موجودي مجرد ( تنها ) وخارج از محيط خويش (بدون در نظر گرفتن محيط اجتماعي واثرات آن برانسان ، انسان را مطالعه  مي كردند . وبه انسان به مانند ابزار وماشين نگاه مي كردند .

·        تقريبا" همه آن ها به تقسيم كار كه كه آدام اسميت براي اولين بار گفته بود ، معتقد بودند .

·        نگرش ساختاري صرف داشتند ، توجه اين رويكرد برساختار سازماني وملزومات نگهداري آن ( نمودار سازماني ، سطوح اختيار وسلسله مراتب فرماندهي ، دستورالعملها ، تصميم گيري ، كانال هاي ارتباط وغيره ) متمركز است .

·        رويكرد آن ها تجويزي است ، يعني اعتقاد دارند راه حل هاي آن ها در همه ي سازمان ها سودمند مي افتد.

2-مكتب نئوكلاسيك ( سنتي جديد ) ( رفتار گرا ) ( شروع از 1930-1927 با آقايان التون مايوو روتليسبرگر ) ( نهضت روابط انساني ) (انسان گرايي )

بعضي از نئوكلاسيك ها عبارتند از :

التون مايو وفرايز روتليسبرگر ← با مطالعات هاثورن

آبراهام مازلو ← سلسله مراتب نيازها

كريس آرجريس←    رشد يافتگي ورشد نيافتگي ( بالغ ونابالغ )

كرت لوين  ←   تحليل نيرو( نيروهاي سوق دهنده ونيروهاي بازدارنده )

داگلاس مك گريگور  ←  تئوري Y

وچستربارنارد ، رنسيس ليكرت وهرزبرگ و...

توضيحات :

·        تقريبا" همه ي آن ها روانشناس بودند .

·        به صورت افراطي به انسان پرداخته بودند به گونه اي كه گويي هدف سازمان فراموش شده وسازمان ها براي مراقبت از انسان ها مي باشند.

·        عقيده ي اساسي آن ها اين بود كه نيازهاي افراد در دستيابي به اثر بخشي سازمان ، عاملي تعيين كننده است .

·        نگرش روابط انساني صرف

·        معتقد است كه در واقع سازمان يعني انسان ها لذا ضروري است نخست موضوعات چون گروه ونيازهاي فردي را مدنظر قرار داد.

 غني سازي شغل ، نمونه اي عادي از رويكرد روابط انساني به طراحي سازمان است .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3-مكتب كمي

اگر چه بسياري از نويسندگان مديريت ، اين جريان فكري رابه عنوان يك مكتب تلقي نمي كنند وبعد از مكتب روابط انساني ( نئوكلاسيك ) ، مكتب سيستمي مطرح مي شود ، اما در هر حال اين جريان فكري بيشتر از " علم مديريت " بهره مي گيرد ونيازاست به آن پرداخته شود .

علم مديريت : چنين مطالعاتي به واسطه ي استفاده از روش هاي علمي بكارگيري ابزارها ودانش برگرفته از علوم فيزيك ، رياضي وعلوم رفتاري هدايت مي شوند . هدف نهايي آن آموزش مديراني است كه بتوانند در تصميم گيري هاي خود از مبناهاي علمي وكمي استفاده نمايند . ( بيتل ورامسي )

 مثال هايي از  اجزاء مديريت كمي چون " مديريت عمليات " (OM )[1] و " سيستم هاي اطلاعاتي مديريت "(MIS  ) ² مي باشند كه از هريك مطلبي دراين جا ذكر مي شود :

مديريت عمليات از ابزارهايي تشكيل شده است چون :

·        الگوهاي ذخيره سازي ( سطح بهينه ي ذخيره ي كالا يا مواد ويا سفارش مجدد )

·        زمان بندي توليد

سيستم هاي اطلاعاتي مديريت :

        سيستم هاي اطلاعاتي مديريت ، سيستم مبتني بركامپيوتر است كه مديران براي تصميم گيري استفاده مي كنند.

4-مكتب نوين( انسجام گرايي ) (آغاز از اواخر دهه ي 1960 )

اساس تمام نظريه هاي اين مكتب بردو نظريه ي نگرش سيستمي ونظريه هاي اقتضايي است . برخي از نظريه هاي اين مكتب عبارتند از : نگرش سيستمي ، نظريه ي اقتضايي ، نظريه ي z ويليام اوچي ، نظريه ي مديريت برمبناي استثنا (MBE ) ، نظريه ي مديريت برمبناي هدف پيتردراكر (MBO ) .

توضيحات :

آنان تسلط روابط انساني وروانشناسي ( يعني نظريه ي نئوكلاسيك ها ) را مورد سئوال قرار دادند ، به اعتقاد اين مكتب عوامل انساني يا اجتماعي به تنهايي  تعيين كننده اثر بخشي سازماني نيست ، آن ها به اين نتيجه رسيدند كه سازمان ها بخشي ازيك محيط بزرگتر ند وبا آن روابط متقابل دارند وبويژه عوامل  فني واقتصادي نيز به اندازه ي عوامل اجتماعي برآن اثر مي گذارند.

·        نگرش همه جانبه ي رويكرد سيستمي نظريات ابراز شده توسط نظريه پردازان كلاسيك وروابط انساني ( نئوكلاسيك ) را رد نمي كند ، بلكه تاكيد مي نمايد كه اين نظريه ها را بايد در زمينه ي نياز سازمان به سازگاري با تغيير ارزيابي كرد . ( يعني بنا به هر موقعيت از روشي استفاده شود ) .

·        سعي دارد سازمان ها را برحسب سيستم باز شرح دهد تا تاثير عوامل داخلي ومحيطي را در پيشرفت ونهايتا" دست يابي به هدف هاي سازمان روشن كند. برخي از جنبه هاي پر اهميت براي نظريه پردازان سيستمي عبارتند از :

·        ارتباط بين سازمان هاي رسمي وغير رسمي ( يا غير ارادي ) ، محيط خارجي ، مرزهاي سيستم ، فرهنگ سازماني وتاثير تكنولوژي .

مديريت كلاسيك

 

 

 

 

Frederik winslow taylor           Henri fayol                                                                 Max weber

 

تقسيم كار

Adam smith

 

 

 

مديريت نئوكلاسيك

                                                                                                 

Elton mayo                                      Fritz Roethlisberger                                                Abraham Maslow

 
Douglas Mc gregor                                          Chris argyris              Kurt lewim               

 

       Chester Barnard                                                             Rensis likert

مكتب نوين

                        Von bertalanffy

 

 

 

 

                                     Peter.F.Drucker                                                       William Uchiha

 

 

                                                                          

نگرش سيستمي

از سال هاي جنگ جهاني دوم در زمينه هاي بررسي مديريتي ، نظريه ي نويني گسترش وحاكميت خود را آغاز كرد ، كه اين انديشه ي نوين به نام « نگرش سيستمي »  ¹ است و از« تئوري عمومي سيستم ها » كه زيست شناسي اتريشي  به نام « ون برتالانفي » ² آغازگر آن در سال هاي 1920 ميلادي مي باشد ، ناشي مي گردد.

 هدف يك چنين نگرشي بررسي روابط مابين واحدها و رويدادهاي مديريتي جاري در آن ها، تحقيق درباره ي اثرات پيشرفت دريك واحد خاص برروي واحدهاي ديگر وبه طور خلاصه تحقيق  وبررسي رويدادهاي مديريتي  داخل سازمان وشرايط محيط خارجي مي باشد .

عوامل اصلي سازمان  در نگرش سيستمي ، برحسب ارتباط متقابل آن ها با يكديگر وبا محيط خارجي ، مورد مطالعه قرار مي گيرند . در گذشته تحليل ها براساس ساختار ( مكتب كلاسيك ) وكاركنان ( مكتب روابط انساني ) انجام مي گرفت ، اما اكنون تئوري هايي وجود دارند كه مي خواهند رفتار سازماني رابه روشي چند

1-System approach

2-Von bertalanffy

بعدي ، از طريق مطالعه ي كاركنان ، ساختار ، تكنولوژي ومحيط دريك زمان ، تشريح وپيش بيني نمايند. (اجزا را هم به صورت منفرد مي بينند  وهم به صورت كل ، كل يعني ارتباط بين اجزا با يكديگر وارتباط اجزا با محيط )

متغيرهاي كليدي مورد علاقه ي طرفداران رويكرد سيستمي سازمان عبارتند از :

-مردم                    -تكنولوژي                         -ساختار سازماني                          -محيط  

آن ها مي گويند كه  يك بهترين راه وجود ندارد ، بلكه فقط يك رويكرد اقتضايي مي تواند عملي باشد .

تعريف سيستم : تعاريف متعددي از سيستم شده است كه در زير تعريفي از آن مي كنيم :

سيستم مجموعه اي است ، متشكل از عناصر جدا از هم كه به منظور رسيدن به هدف خاص واز پيش تعيين شده اي به طور منظم گروه بندي وآرايش شده ، كل واحدي را تشكيل داده وبا يكديگر همكاري كرده ومرتبط به يكديگرند . ( مثل موتور اتومبيل يابدن انسان )

 زماني اطلاق واژه ي « سيستم » به هر پديده امكان پذير است كه سه ويژگي اصلي را در برگيرد :

1)مفهوم كليت ( مجموعه بودن )

2) روابط متقابل بين اجزاء

3) وجود هدف

با توجه به موارد گفته شده مي توان گفت : اولا" هر سيستم حداقل بايد از دو جزء تشكيل شده باشد ثانيا" هر جزء حداقل با يك جزء ديگر از مجموعه در ارتباط باشد ثالثا" هر گونه تغييري درهريك از اجزاء به تغيير در كل مجموعه منجر گردد ورابعا" مجموعه بايد خصوصياتي متفاوت از  مجموع تك تك اجزاء داشته باشد .

(4>2+2)

 به عنوان نمونه انسان يك سيستم است كه از مجموعه بي شماري از اجزاء مرتبط ووابسته به يكديگر مثل دست وپا ودستگاه گوارشي تشكيل شده است واين اجزاء روي يكديگر اثر مي گذارند ولي اگر ارتباط اين اجزاء را قطع كنيم آن اجزاء قابليت سيستم كلي مثل انسان را نخواهند داشت .

نمونه هاي ديگري از سيستم ها

سيستم ها بي شمارند : ملكول ها ، سلول ها ، حيوانات ، انسان ها ، ماشين ها ، نظام هاي مكانيكي، اجتماعي ، اقتصادي ، سيستم اطلاعات ، كامپيوتر ، سيستم هاي توليدي ، آموزشي ، سيستم هاي حقوق ودستمزد ، ارزشيابي كار ، بايگاني و...

نكته : از واژه « نظام » هم به جاي سيستم استفاده مي گردد . (سلسله ، رشته ، دستگاه ، نظام system )

 

 

 

 

اجزاي سيستم :

1-درونداد ( داده ، ورودي )     input

داده ها عبارتند از كليه ي آنچه كه به نحوي وارد سيستم مي شوند وفعاليت سيستم را امكان پذير مي سازند . در يك سيستم توليدي داده ها عبارتند از مجموعه اي از نيروي انساني ، مواد اوليه ، سرمايه ، انرژي ، تكنولوژي ، اطلاعات و...

2-فرآيند( پردازش ) (تبديل )    process

داده اي كه به سيستم  وارد مي شود وطبق فرآيند سيستم در جريان تغيير وتبديل قرار مي گيرد . در واقع ، كاري در سيستم انجام مي شود ودر نتيجه ، در داده ها تغيير پديد مي آيد .

به عنوان مثال در نظام دانشگاهي  دانشجو به عنوان يكي از داده هاي سيستم ، در فرآيند تبديل قرار مي گيرد  وذهن او با مفاهيم ، واژه ها ومطالب علمي آشنا مي شود ودر نگرش او تغييراتي ايجاد مي شود .

ü     جعبه ي سياه : هر گاه امكان آگاهي دقيق از ماهيت عملياتي كه در طول فرآيند برروي داده ها انجام مي گيرد ميسر نباشد ، در مورد فرآيند تبديل از اصلاح « جعبه ي سياه » (black box ) استفاده مي شود . ( به عنوان مثال فرآيند تبديل پيچيده باشد . )

ü     جعبه ي سفيد : هر گاه امكان آگاهي دقيق از ماهيت عمليات فرآيند برروي داده ها ميسر باشد به فرآيند تبديل جعبه ي سفيد گفته  مي شود .

 

3- برونداد ( ستاده ، خروجي )   out put

داده هايي كه در فرآيند تبديل قرار مي گيرند طبق نظم وسازماني كه برسيستم حاكم است به صورت كالا يا خدمات از سيستم به محيط صادر مي شوند.

دانشجوي فارغ التحصيل ، دانش وپژوهش به عنوان ستاده ي نظام دانشگاهي وكالاي توليد شده به عنوان ستاده ي يك نظام توليدي

4-بازخور    feedback

براساس نگرش برتالانفي بازخور فرآيندي چرخشي است كه در آن بخشي از ستاده ( خروجي ) به عنوان اطلاعات به درونداد ( ورودي ) بازخورانده مي شود وبه اين ترتيب سيستم را خود كنترل مي سازد . به عبارت ديگر باز خور يعني يك مدار ارتباطي كه چگونگي عملكرد سيستم را مشخص مي سازد وانحرافات را تعيين مي كند. سيستمي موفق به ادامه ي حيات مي شود كه نگران مكانيزم بازخور باشد وبه آن توجه دقيق كند . باز خور به دو دسته مثبت ومنفي تقسيم  مي شود :

ü     بازخور  مثبت : موافق اثرات دنياي خارج ( محيطي كه سيستم در آن فعاليت مي كند ) رفتار ودر نتيجه رشد وتوسعه سيستم رابه خاطر ايجاد پويايي در سيستم ( تحول طبق شرايط حاكم ) به همراه دارد . دراين سيستم واكنش در همان جهت كنش اصلي وبر راستاي تقويت آن عمل مي كند.

ü     بازخور منفي :  برخلاف جهت اثرات دنياي خارج رفتار مي كند وباعث ايجاد نوعي نظم ناشي از بي تحركي مي شود كه سبب ثبات آن است اين به خاطر عدم پويايي جهت ايجاد تغييرات در خود به منظور هماهنگ شدن با محيط است كه حداكثر تاثير بازخور منفي در حفظ وضع موجود است نه ارتقاي وضعيت .  اين ثبات در نهايت حيات سيستم را در دنياي پوياي امروزي به خطر مي اندازد .

مثال براي باز خود : حجم فروش ، سفارش هاي جديد ، سهم بازار ، شكايات مشتريان و..

 

5-محيط سيستم   Environment

هر سيستم به طور كلي در محيطي قراردارد واز عوامل  محيطي تاثير مي پذيرد وبرآن ها اثر مي گذارد . ( هم اثر وهم تاثير ) به عبارت ديگر سيستم وعوامل طبيعي برهم كنش وواكنش متقابل دارند. به اين ترتيب كه محيط هر سيستم را عواملي تشكيل مي دهد كه اگر چه جزء سيستم نيستند اما تغيير در هريك از آن ها مي تواند موجب تغييراتي در سيستم شود .

البته تشخيص محيط سيستم از خود آن به آساني ميسر نيست ومعمولا" موضوعي قراردادي است ووسيله اي است كه ما انسان ها به كمك آن ، شناخت پديده هاي پيچيده ي جهان را در حوزه ي توانايي ذهني خود قرار مي دهيم . در زير چند تصوير از سيستم ارائه مي گردد.

 

 

 

 

محيط خارجي

                                                                    مرز سيستم 

شكل 1-تصوير بنيادي سيستم ( چرخه سيستم )

 ستاده ها                                                فرآيند تبديل                                                   داده ها

شكل 2-تصوير داده ها ، فرآيند تبديل وستاده ها

نكته : دستاوردهاي سيستم در آمد وسود هستند.

شكل 3: الگوي تجديد نظر شده ي بازخور

نظريه عمومي سيستم ها

نظريه عمومي سيستم ها يك چارچوب تئوريك « سيستماتيك » براي تشريح وتوصيف روابط كلي دنياي تجربي را ارائه مي دهد.

هدف كلي نظريه عمومي سيستم ها ايجاد چارچوبي است كه كليه نظام هاي علمي ( علوم مختلف ) رابه طريق منطقي به يكديگر مرتبط كند. يكي از مهمترين شاخص ها در نياز به نظريه عمومي سيستم ها مساله ارتباط بين نظام هاي مختلف علمي مي باشد .

 يك روش براي ايجاد يك چارچوب جامع وكلي از علوم مختلف ، نظريه عمومي سيستم هاست كه اشاره كرديم . روش ديگر استفاده از سلسه مراتب سطوح پيچيدگي سيستم هاست كه واحدهاي اصلي رفتار را در هر سطح ( رشته علمي ) مشخص مي كند وبه سطوح بالاتر تعميم مي دهد . (هر سطح بالاتر ، ويژگي هاي سطوح پايين تر را نيز دارد . )

« بولدينگ » سلسله مراتب سطح پيچيدگي سيستم ها را در طبقه بندي نه گانه توصيف كرده است ، كه در ادامه مي گوييم .

طبقه بندي سيستم ها :

سيستم ها را به صورت هاي مختلفي مي توان طبقه بندي كرد كه به شرح آن ها مي پردازيم :

ü     سيستم هاي باز وبسته

1-سيستم هاي بسته : سيستم بسته با محيط خارج ارتباط ندارد وهيچگونه داده اي را دريافت نمي كند . به طور خلاصه ويژگي مهم سيستم بسته گرايش به سوي موازنه ايستا ، ركورد وايستادن است ( به خاطر عدم هماهنگي با محيط پوياي خارج از سيستم ) ونتايج كار آن قابل پيش بيني مي باشد . اين سيستم ها از نظر همه ي هدف هاي اجرايي ، كاملا" خود كفا مي باشند وبا محيط خود به تعادل ثابت ( ايستا رسيده اند . ( بازخور منفي ) .

در مديريت ، سيستم بسته به مكتب كلاسيك اطلاق مي شود چرا كه پيش از آنكه در ارتباط با محيط خود وعوامل انساني باشند ، به عوامل فيزيكي وآن هم عوامل فيزيكي  داخل سازمان توجه دارند ونيز در مورد كلاسيك ها بايد  گفت ، شروع وخاتمه فعاليت هاي افراد ، نوع ، تعداد وساعت كار آنها در شرح وظايف به صورت خشك وانعطاف ناپذير طبقه بندي وتنظيم شده است وكاملا" قابل پيش بيني است .

هيچ سيستمي كاملا" بسته نيست .

 

2-سيستم هاي باز :

سيستمي است كه براي ادامه ي حيات به ارتباط با محيط خارج نيازمند است به عبارت ديگر گرايشي در جهت تعادل پويا ورشد وتكامل از طريق ارتباط با محيط بيروني ديده مي شود . از محيط بيروني تاثير مي پذيرد واثر مي گذارد . ( بازخور مثبت ) .

 نكته : نظريه پردازان متقدم كلاسيك ، رويكرد سيستم هاي بسته را توضيح مي دادند ، در حالي كه پيشرفت هاي روابط انساني به سوي سيستم هاي باز تمايل داشتند . درزمان ما به نظر مي رسد اين توافق حاصل شده است كه هر دو نگرش براي نگهداري ورشد سازمان هاي موفق لازم وضروري هستند.

تبديل

نكته : بايد عنوان كرد واژه هاي باز وبسته در مورد سيستم ها به طور نسبي مفهوم پيدا مي كند ، يعني تمامي سازمان ها با محيط خود ارتباط برقرار مي كنند ، ليكن ميزان آن متفاوت است ، پس تمام سازمان ها ، سيستمي باز هستند ومفهوم سيستم بسته در مديريت وبه طور كلي در علوم انساني مصداق ندارد.  

                        12هؕ خروجي دروني محيط به " تمؕمؕ'>                                                                12هؕ ورودي دروني محيط ؕز " تمؕمؕ'>

شكل 4-تصوير يك سيستم بسته ( ايستا )

تبديل

 

 

ارتباط با محيط خارج       12هؕ خروجي '>                                                          12هؕ ورودي '>    ارتباط با محيط خارج

شكل 5-تصوير يك سيستم باز ، تعادل پويا ( ديناميك )

مشخصات سيستم هاي باز

سيستم هاي باز داراي خصوصيات مشتركي به شرح زير مي باشند :

·        وارد كردن مواد وانرژي ( داده = input ) :هر سيستم باز به صورت هاي مختلف از محيط خارج انرژي دريافت مي كند.

·        تغيير شكل مواد وانرژي : هرسيستم باز انرژي دريافت شده رابه جريان مي اندازد تا محصول يا خدمت توليد كند.

·        توليد ويا خدمت ( ستاده ) : هر سيستم باز ستاده هايي دارد كه به محيط صادر مي كند . سازمان هم محصول  يا خدمت رابه محيط عرضه مي كند.

·        گردش رويدادها : مبادله انرژي به صورت يك گردش تكراري در مي آيد . صادر كردن مواد، محصول يا خدمت به محيط ، امكان تبديل داده جديد رابه وجود مي آورد وداده جديد نيز به نوبه ي خود جريان كار را باعث مي شود وستاد تازه اي به محيط تحويل مي شود واين دور تسلسل ادامه مي يابد .

ساختار سازماني در واقع مجموعه اي از گردش فعاليت هاي مرتبط به هم است . به عبارت ديگر الگوي فعاليت هاي مربوط به تبادل انرژي مانند يك دايره عمل مي كند، به اين صورت كه توليد صادر شده به محيط ، انرژي لازم براي تكرار دور فعاليت ها را تهيه مي كند.

 

·        آنتروپي  منفي ¹:

آنتروپي موجب خرابي واختلال نظم وبالاخره سبب نابودي سيستم مي شود . يك سيستم  بايد با اين عامل مقابله كند تا سلامت وادامه حياتش تضمين گردد. چرا كه اين عامل فرآيند طبيعي از هم گسستگي ومرگ همه ي موجودات است . 

ولي آنتروپي منفي فرآيندي است كه از  نابودي سيستم از طريق وارد كردن انرژي بيش از حد نياز براي توليد يعني  با ذخيره انرژي جلوگيري مي كند. سازمان مي كوشد تا از طريق افزايش ذخاير مخصوصا" وجوه نقد وتقويت روحيه كاركنان به حيات خود ادامه دهد.

·        ورود اطلاعات وفرآيند كد گذاري وباز خور :

داده هاي سيستم تنها شامل انرژي به صورت مواد نيست ، بلكه مي تواند به صورت پيام هاي جديد يا اطلاعاتي هم باشد . بعضي از داده ها از نوع اطلاعات خبري هستند. در مورد محيط وعملكرد سيستم در ارتباط با محيط ، علائم واطلاعاتي رابه سيستم مخابره مي كنند.

 كد گذاري عبارت است از عمل قبول ( انتخاب يا رد ) داده هاي سيستم اعم از اينكه به صورت مواد، انرژي يا اطلاعات باشد . منظور از بازخور كه قبلا" توضيح آن را داديم به وجود آمدن يك سيستم به اصطلاح « حلقه ي بسته » است كه اين سيستم اصولا" خود تنظيم است مثل ترموسات .

 

 

1-Negative Entropy

·        وضعيت  ثابت وتعادل پويا : سيستم هاي باز با وارد كردن انرژي وجبران آنتروپي ادامه حيات مي دهند وثبات خود را حفظ مي كنند. اما حفظ ثبات به اين معني نيست كه سيستم در طول زمان تغيير نكند . از آنجايي كه محيط متغير است سيستم نيز بايد تغيير كند. اما تغيير آن به حدي است كه بتواند با نيروي ناشي از تغييرات محيطي مقابله كند .در انجام اين عمل سيستم ويژگي هايش را معمولا" حفظ مي كند وليكن تغيير شكل مي دهد. ( توازن بين وروي ها از محيط وخروجي ها به محيط )  جريان تعديل به منظور تطبيق با محيط در طول  زمان ممكن است ثبات داخلي ( ديناميك يا حالت پويا ) ناميده شود. تطبيق خط مشي هاي دولت همسو با خواسته هاي مردم نمونه اي از حالت تعادل ديناميك به شمار مي آيد. همچنان كه ملاحظه مي شود سيستم هاي باز وضعيت ثابت واستوار دارند ولي نسبت تبادل انرژي در رابطه بين افراد ثابت باقي مي ماند . (سازماني كه در وضعيت تعادل است ، ثابت نيست بلكه پويا است . )

·        ايجاد تخصص ومتمايز سازي ¹:

سيستم هاي باز در جهت متمايز سازي وتخصص پيش مي روند . سازمان هاي اجتماعي هم در جهت تقسيم هر چه بيشتر وظايف وتخصصي تر كردن نقش ها گام برمي دارند. ( تنوع نقش ها )

·        هم پاياني ²:

منظور از همپاياني اين است كه يك سيستم مي تواند با تغيير شرايط اوليه واز راه هاي متفاوت به هدف نهايي يا وضعيت نهايي خود برسد .( اين اصطلاح در سال 1940 ، توسط برتالانفي مطرح شد . )

1-Differentation                 2-Equifinality

·        هم نيروزايي يا سينرژي ¹:

هم نيروزايي به اين معني است كه كل بزرگتر از مجموع اجزا آن است . در اصطلاح سازماني هم نيروزايي به اين معني به كار مي رود كه ادارات جداگانه يك سازمان بايك اشتراك مساعي  وارتباط با يكديگر توليدات وخدماتي با كيفيت تر ، مرغوب تر وبه مقدار بيشتر عرضه مي كنند تا اينكه هر كدام به طور جداگانه ومستقل به كار بپردازند . به عبارت ديگر سيستم به صورت واحد چيزي غير از جمع آن است . (4  >  2+2  (  .

·        مرزهاي سيستم ²:

هر سيستمي مرزههايي دارد كه آن را از محيط جدا مي كند . در سيستم هاي بسته مرزهاي سيستم مشخص واستوار ند در حالي كه در سيستم هاي باز مرزها قابليت انعطاف دارند . در سيستم هاي فيزيكي يا زيست  شناختي ، مرزها قابل مشاهده اند ، هم مرزهاي بين دو سيستم وهم مرزهاي بين سيستم كل با  سيستم هاي فرعي آن ، به عنوان مثالي براي مرز بين دو سيستم مي توان تميز دادن يك اتومبيل  از اتومبيل ديگر ويا يك انسان از انسان ديگر را گفت وبه عنوان مثالي براي مرز بين سيستم كل وفرعي مي توان گيربوكس يك اتومبيل از خود اتومبيل ويا سيستم عروق قلبي در بدن انسان از كل بدن را عنوان كرد ، لذا مشكلي براي تميز دادن آن ها از يكديگر وجود ندارد واين مرزها حقيقت دارند ولي در سازمان ، موضوع ازاين صراحت برخوردار نيست . مرزهاي سازمان قابل مشاهده نيستند، زيرا مرزهاي سيستم اجتماعي را روابط وتصميات مديريت تعيين مي كنند نه اشياء . اگر چه  محل استقرار فيزيكي ماشين آلات ممكن است تا حدودي مرزهاي دروني سازمان را مشخص سازد .

1-Synergy           2- System boundray

 

شكل 6-قسمت هاي محيط خارجي سازمان ( عوامل محيطي  )

 

ü     سيستم هاي اصلي وفرعي :

سيستم فرعي جزيي است كه كه برخود نظارت دارد وضمن انجام وظيفه ي خاص براي رسيدن به هدف معيني مي كوشد . باديدي گسترده تراين سيستم فرعي كه نقش ويژه اي را ايفا مي كند ، خود يكي از اجزاي تشكيل دهنده ي سيستم بزرگتري است كه مي توان آن را سيستم اصلي ناميد . بنابراين سيستم اصلي از به هم پيوستن چند سيستم فرعي پديد مي آيد.

به عنوان نمونه در سيستم اصلي بدن سيستم هاي فرعي تنفس وگردش خون هريك وظايف خود را انجام مي دهند وبه هم مربوطند وارتباط آن ها با يكديگر در جهت كار سيستم اصلي بدن است . از نگاهي ديگر انسان يك سيستم فرعي است ، نسبت به سازماني كه به عنوان سيستم اصلي در آن قرار دارد . همان سازمان مي تواند به عنوان سيستم فرعي يك صنعت به شمار آيد و.. ( هر سيستم مي تواند نسبت به سيستم سطح بالاي خود فرعي ونسبت به سطح پايين خود اصلي باشد . ) .

ü     سيستم هاي قطعي واحتمالي

در سيستم هاي قطعي نتايج كار يك سيستم كاملا" قابل پيش بيني است در حالي كه در سيستم هاي احتمالي پيش بيني دقيق وقطعي نتايج امكان پذير نيست .

به عنوان نمونه دريك كارخانه كه داراي چندين ماشين مي باشند مي توان با در دست داشتن اطلاعات كافي از موارد موجود ومشخصات آن، مقدار محصول توليد شده را پيش بيني كرد . هر اندازه اين كارخانه پيچيده تر شود ميزان پيش بيني محصولات آن مشكل تر است .

بايد دانست تقسيم بندي سيستم ها به قطعي واحتمالي يك تقسيم بندي نسبي است وميزان قطعيت آن تابع درجه ي احتمالات در پيش بيني نتايج آن مي باشد .

 

 

 

ü     سيستم هاي طبيعي ومصنوعي :

سيستم طبيعي سيستمي است كه برخلاف سيستم مصنوعي موجوديت آن مديون برنامه ريزي وعملكرد آگاهانه آدمي نيست . اين سيستم شامل خود انسان وبسياري از سيستم هاي گروهي است كه انسان در آن شركت دارد .

ü     طبقه بندي سيستم ها براساس پيچيدگي :

يكي از متفكراني كه سيستم ها را با ديدگاه  سلسله مراتبي مورد بررسي قرار داده است «كنت بولدينگ » مي باشد . وي سيستم هاي وجودي را به نه طبقه تقسيم كرده است به طوري كه خصوصيات هر سيستم در برگيرنده ي سيستم هاي مراتب پايين  تر بوده وبه نوبه خود جزيي از سيستم هاي مراتب بالاتر است وقوانيني كه در هر طبقه حاكم است در مراتب بالاتر نيز صادق است .

·        سطح اول ( سطح ساختار ايستا يا سطح چارچوب ها : ) دراين سطح سازه وبافت موجوديت ها وجغرافي وآناتومي جهان هستي مطرح است وقوانين ايستا برآن حاكم مي باشد .

اين سطح همچنين توصيفي است از چارچوب تئوريك  دانش در هريك   از رشته هاي علمي ، بدون در دست داشتن يك چنين چارچوب دقيقي از روابط ايستا در هر رشته علمي امكان دست يابي به تئوري هاي پوياي علمي ميسر نيست .

·        سطح دوم ( سطح سيستم پوياي ساده يا سطح چرخش ساعت ) : سيستم هاي اين سطوح عموما" داراي نوعي حركت ساده واز قبل تعيين شده هستند.

مثال : منظومه شمسي به نوبه خود مثال بارزي براين سيستم مي باشد . قسمت اعظم ساختارهاي تئوريك از قبيل دانش هايي مانند فيزيك ، شيمي وحتي اقتصاد تحت حاكميت قوانين اين سطح قرار دارد .

·        سطح سوم ( سطح  سيستم سايبرنتيك ) : سطح سيستم هاي سايبرنتيك ¹ يا مكانيسم كنترل است كه آن را سطح ترموستات   هم  مي نامند . ويژگي خاص اين سطح توانايي انتقال ، تعبير وتفسير اطلاعات وايجاد نوعي كنترل خودكار است . مانند ترموستات اتومبيل .

·        سطح چهارم ( سطح سيستم هاي باز : ) سطح سيستم هاي باز يا ساختار خود نگاه دارنده است ، كه آن را سطح سلول نيز مي نامند . دراين سطح حيات آغاز مي شود .

·        سطح پنجم ( سطح رستني ، گياه  ) : سطح رستني يا نبات است كه برقلمرو تجربي گياه شناسان حاكميت دارد . در سيستم هاي اين سطح نوعي تقسيم كار بين اجزا وعناصر تشكيل دهنده سيستم موجود است . همچنين سيستم هاي اين سطح از گيرنده هاي ضعيف حسي برخوردار هستند.

·         سطح ششم ( سطح حيوان ) : سطح حيوان است كه قلمرو علم جانور شناسي است . افزايش تحرك، قابل پيش بيني بودن  رفتار ووقوف برخود ، از جمله خصوصيات سيستم هاي اين سطح است .( مي داند براساس غريزه ولي نمي داند كه مي داند ) .

·        سطح هفتم ( سطح انسان ) : سطح هفتم انسان است . به اين معني كه هريك ازافراد بشر به منزله يك سيستم تلقي مي شوند . ويژگي اصلي سيستم هاي اين سطح خود آگاهي است . انسان تنها موجودي است كه نه تنها مي داند بلكه مي داند كه مي داند.

1-cybernetic

·        سطح هشتم ( سطح سازمان هاي اجتماعي ) : سطح هشتم سطح سازمان هاي اجتماعي است . دراين سطح محتوا ومعني پيام ها ، ماهيت وابعاد نظام هاي ارزشي ، سوابق تاريخي وساختن ماهرانه علائم ونشانه ها در هنر مطرح است . جالب آن كه واحد سازنده نظام اجتماعي را فرد تشكيل نمي دهد ، بلكه نقش هاي مختلفي تشكيل مي دهد كه فرد در صحنه اجتماعي ايفا مي كند.

 ويژگي هاي مذكور در فوق يعني وجود ارتباطات وتبادل افكار بين افراد واحدها ، تاثير عوامل فرهنگي وتاريخي ونقش هاي مختلفي كه هريك از افراد ايفا مي كنند ، همگي حاكي ازاين است كه سازمان هاي اجتماعي سيستم هايي هستند به مراتب پيچيده وتكامل يافته تر از ساير سطوح ماقبل . نظام هايي كه دراين سطح قراردارند موضوع اصلي علم مديريت را تشكيل مي دهند.

اداره امور سازمان هاي اجتماعي با ويژگي ها وپيچيدگي هايي كه اشاره شد كار ساده اي نيست ونيازمند اتكا به نظريه هاي علمي وفنون وتكنيك هاي پيشرفته در زمينه هاي برنامه ريزي ، سازماندهي ، هماهنگي ، رهبري ، انگيزش ، نوآوري وكنترل است .

·        سطح نهم ( سطح سيستم هاي ناشناخته ) : سطح نهم سطح سيستم هاي ناشناخته است . قوانين حاكم براين سطح عموما" مجرد ، مطلق ونمادين هستند . مانند منطق ورياضيات ( ماورالطبيعه ) .

نكته مهم :

از نه طبقه عنوان شده  بولدينگ هشت طبقه اول جنبه عيني داشته وطبقه نهم جنبه ذهني پيدا مي كند .  

 

بيان خلاصه انواع طبقه بندي سيستم براساس پيچيدگي ( بولدينگ ) :

 

گروه تاويستاك ¹:

موسسه ي تاويستاك  در لندن شهرت خود را به دليل كمك هايي كه به تئوري سيستم ها نموده است ، دارد . بويژه مفهوم " سيستم هاي اجتماعي – فني " ( تريست وبامفورت ) ² ونظريات پر اهميتي درباره ي " تئوري سيستم هاي باز " و " انواع محيط " ( رايس و امري ) ³ .

ü     مفهوم نظام فني – اجتماعي در نگرش سيستمي تاويستاك :

اين نظام براين پايه است كه اثر بخشي تابعي از ارتباط متقابل تكنولوژي ( تجهيزات ، آرايش فيزيكي وضروريات شغل) ونيازهاي  اجتماعي ( بويژه ارتباطات درون گروه ) مي باشد .

ü     سيستم هاي باز تاويستاك :

يك سيستم باز عوامل مختلفي را از محيط وارد مي كند وآن ها را به كالا ، خدمات يا ضايعات تبديل مي نمايد ، آنگاه آن ها رابه محيط صادر مي نمايد . در سيستم كلي موسسه ، دو سيستم عمده وجود دارد:

يك " سيستم عملياتي " ويك " سيستم مديريتي " . سيستم عملياتي با ورودي،  تبديل وصدور كالاها وخدمات سرو كاردارد ، در حالي كه سيستم مديريتي با جنبه هاي كنترل ، تصميم گيري وارتباطات سيستم كلي در ارتباط است . هريك ازاين سيستم ها ممكن است يك يا چند سيستم فرعي داشته باشند وبه همين لحاظ سيستم مديريتي بايد تعامل همه ي سيستم ها وسيتم هاي فرعي را هماهنگ كند.

1-Tavistock      2-Trist and  bamforth      

3-A.K.Rice and F.E.Emery  

ü     انواع محيط تاويستاك :

1-آرام ، تصادفي ( تصادفي آرام ) : اين محيط نسبتا" بدون تغيير است . بنابراين از جانب آن هيچ تهديدي متوجه سازمان نيست . در چنين محيطي توزيع درخواست ها به صورت تصادفي است ، سرعت تغييرات بسيار كند وپديده ي عدم اطمينان در آن بسيار ضعيف است .

2-محيط آرام ،خوشه اي  (خوشه اي آرام ) : اين محيط نيز نسبتا" بدون تغيير است ولي تهديدات وپاداش هاي آن خوشه اي است يعني به صورت مجموعه يا انبوه در مي آيند . سازماني كه دراين محيط است نسبت به محيط قبلي بايد بيشتر گوش به زنگ خطرات محيط باشد . دراين رابطه امكان دارد كه عرضه كنندگان مواد اوليه يا مشتريان ائتلاف كنند ، يعني نيرو هايشان را روي هم گذاشته ومايه تهديداتي براي تامين به موقع مواد وقطعات گردند.

3-محيط ناآرام ، عكس العملي ( واكنشي متشنج ) : از محيط هاي قبلي پيچيده تر است . دراين محيط بين سازمان ها رقابت وجود دارد چرا كه چندين سازمان وشركت رقيب در پي هدف هاي مشابهي برمي آيند . امكان دارد برخي بقدري بزرگ باشند كه بتوانند برمحيط اعمال نفوذ كنند. رقابت وتعارض از ويژگي هاي عمده ي اين محيط است .

4-محيط ميدان پر آشوب ( بسيار متشنج ) : اين محيط از بيشترين پويايي وسرعت تغيير زياد برخوردار است . در آن پديده ي عدم اطمينان در شديد ترين وضع خود است . پديده ي تغيير وتحول در همه جا وهمه وقت حاضر است واركان محيط ارتباط بسيار زيادي با هم دارند . در آن سازمان ها بايد به منظور ادامه ي حيات ، دائما" خود را با عوامل محيطي سازگار نمايند .

نويسندگان معتقدند  محيط ها مدام در حال تبديل شدن به ميدان پر آشوب هستند.

نكته : با آنكه خود اين محققان نظر خاصي درباره ي ساختار مناسب محيط ها ارائه نكرده اند ، اما به نظر مي رسد براي محيط هاي يك ودو روش هايي با ساختار مكانيكي ومحيط هاي سه وچهار روش هايي با ساختار كاملا" ارگانيك متناسب باشند.

 

خرده سيستم هاي كاتز وكان ¹

آن ها 5 سيستم فرعي ( خرده سيستم ) در سازمان ها مشخص مي كنند ، كه عبارتند از :

 

 

1-Katz and kahn

الف ) خرده سيستم هاي توليد يا فني :

اين سيتم ها دست اندركار انجام وظيفه هاي اصلي سازمان ( توليد كالاها ، تامين خدمات ) مي باشند.

ب-خرده سيستم هاي حمايتي :

اين سيستم ها ورودي ها را تامين مي كنند وخروجي هاي سيستم فرعي توليد رابه فروش مي رسانند . آن ها همچنين ارتباط ميان كل سازمان ومحيط خارجي را حفظ مي نمايند.

ج- خرده سيستم هاي نگهداري :

اين سيستم ها به ثبات نسبي وقابليت پيش بيني سازمان مربوطند . نقش ها ، مقررات وپاداش هاي قابل اجرا درباره ي كاركنان سازمان را تامين مي كنند. 

د- خرده سيستم هاي تنظيمي :

سيستمهاي بالا به سازمان ها به همان صورتي كه وجود دارند، خدمت مي كنند . خرده سيستم هاي تنظيمي ، به آنچه كه سازمان بايد باشد ، مي پردازند . آنها با موضوعات تغيير در محيط سر وكار دارند ، موضوعاتي چون تحقيق وتوسعه ، تحقيق بازار وبرنامه ريزي بلند مدت .

هـ - خرده سيستم هاي مديريتي :

 اين سيستم ها فعاليت هاي كنترلي وهماهنگ سازي كل سيستم را در بر مي گيرند . آن ها با ايجاد هماهنگي در ساختار فرعي ، حل اختلاف وهماهنگي تقاضا هاي خارجي با منابع سازماني سروكار دارند . يكي از مهم ترين سيستم هاي فرعي مديريتي ، ساختار اختيار است كه چگونگي سازمان دهي سيستم مديريتي را براي مقاصد تصميم گيري واجراي تصميم معين مي كند.

 

نقش ها ، هنجارها وارزش هاي كاتزوكان :

ü     نقش ها

·        تفاوت سمت ها را نشان مي دهند ورفتار استاندارد لازم هريك را روشن مي كنند.

·        شبكه ي نقش ها سازمان رسمي سازمان است .

·        نقش ها در مشاغل سبب مي شود تاثير شخصيت شاغل برعملكردش محدود شود ، اين عقيده با رفتار غير شخصي در كار ماكس وبر مشابهت بسياري دارد . در واقع كاتزوكان به عنوان بارزترين مثال تعريف خود از سازمان اجتماعي ساختار بروكراتيك ماكس وبرارائه مي كنند.

·        فعاليت هاي سازمان را متمايز مي كنند.

ü     هنجارها

·        رفتارها را تلفيق مي كنند.

·        معيارهاي رفتار هستند .

·        با نقش ها ارتباط كاملي دارند ، زيرا هنجارها رفتارهاي نقش را برحسب معيارهاي مورد انتظار مشخص مي كنند. ( مثلا" هنجارهايي درباره ي لباس ، وقت شناسي وصداقت )

 

ü     ارزش ها

·        رفتارها را تلفيق مي كنند .

·        اعتقادات عمومي تري هستند.

·        آن ها مظهر ايدئولوژي سازمان مي باشند.

(وفاداري به سازمان نمونه ي يك ارزش است . )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

« منابع »

1-تقوي ، عادل –شريفي ميلاني ، هامون ، « الفباي مديريت » ، انتشارات جهاد دانشگاهي ، چاپ دوم – 1389

2-جي . ايِ . كُل ، « تئوري ها وفرآيندمديريت » ترجمه ي : خليلي شوريني ، سهراب – انتشارات مركز آموزش مديريت دولتي ، چاپ دوم -1376 .

3- احمدي ، مسعود ، « مباني سازمان ومديريت » ، انتشارات پژوهش هاي فرهنگي ، چاپ سيزدهم -1390

4- گيلاني نيا ، شهرام ، « مقاله ي طبقه بندي محيط برنامه ريزي سازمان » ، پايگاه مقالات مديريت www.system.parsiblog.com برگرفته از ماهنامه ي تدبير در سال چهاردهم شماره ي 138 ، سال انتشار ( ميلادي ) 2003

5-رنگريز ، حسن ، «تجزيه وتحليل وطراحي سيستم اطلاعات مديريت » ، انتشارات شركت چاپ ونشر بازرگاني وابسته به موسسه مطالعات وپژوهش هاي بازرگاني ، چاپ دوم -1388.

[1] Operations management (OM)

2-Management information systems (MIS (